XS
S
M
L
XL
MENU
AUTO
XS
S
M
L
XL
e-VA
Die neue Vergabe- und Ausschreibungsplattform für öffentliche Auftraggeber e-VA führt durch das gesamte Vergabeverfahren: einfach, effektiv, elektronisch. e-VA bildet einen übersichtlichen Workflow für alle Vergabearten. Das Eingeben sämtlicher Daten inklusive Lose, Eignungskriterien und Zuschlagskriterien gelingt problemlos und ist bei jedem Prozessschritt übersichtlich gestaltet. e-VA unterstützt sämtliche Arbeitsschritte vom Aufbereiten der Unterlagen über Bearbeiten der Bieterfragen bis zur Auswertung.

Um Sie über den vollen Funktionsumfang von e-VA informieren zu können, haben wir hierfür eine gesonderte
Internetseite für Sie eingerichtet.
Funktionsumfang
Weitere Vorteile von e-VA
e-VA Newsletter
e-VA Produktdaten
Funktionsumfang
Mit e-VA können Sie einfach, effektiv und elektronisch...

...alle Verfahrensarten nach einem optimierten Workflow bearbeiten
Angefangen von komplexen Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb und mehreren Angebotsrunden über offene Verfahren mit Losen bis hin zur freihändigen Vergabe können Sie sämtliche Verfahrensarten in
e-VA abbilden. Der optimierte Workflow aller Verfahrensarten ist weitestgehend einheitlich und erleichtert Ihnen daher die Bearbeitung. Unterschiede ergeben sich nur aus den spezifischen Vorschriften für Teilnahmewettbewerbe, Bau- und Architektenleistungen.

...nach allen Vergabe(ver)ordnungen arbeiten
e-VA beinhaltet bereits die neue Struktur des Vergaberechts. Waren- und Dienstleistungen werden ebenso wie freiberufliche Leistungen nach den neuen Regelungen des GWB und der VgV beschafft; VOL/A und VOF sind entfallen. Die Neuerungen der VOB/A wurden für den Beschaffungsprozeß von Bauleistungen hinterlegt. Für die Vergabe verteidigungs- und sicherheitsrelevanter Aufträge sind die Besonderheiten der VSVgV implementiert. Für Sektorenauftraggeber wurden alternativ die Neuregelungen der SektVO eingearbeitet. Auch werden die für Sie maßgebenden Wertgrenzen für den EU-Schwellenwert und für die beschränkten und freihändigen Vergaben berücksichtigt.

...Vorinformationen zur Fristverkürzung erstellen
Mit
e-VA können Sie Ihren Beschaffungsprozess beschleunigen und die Mindestfristen für die Abgabe der Angebote auf 15 bzw. 10 Tage verkürzen. Die Erstellung der dazu notwendigen Vorinformation orientiert sich an dem Standardformular der EU für Vorinformationen. Die Vorinformation wird auf Ihrem Beschafferprofil veröffentlicht und ist dort für alle interessierten Unternehmen direkt zugänglich.

...Markterkundungsverfahren durchführen
Angesichts einer hohen Produktvielfalt oder zur Identifikation von potentiellen Bietern kann vor einer Ausschreibung auch eine Markterkundung hilfreich sein. Im Markterkundungsverfahren unterstützt
e-VA beim Erfassen aller notwendigen Projektinformationen. Ebenfalls können Sie Pläne, Fragebögen oder ähnliches hinzufügen. Die Markterkundung wird auf Ihrem Beschafferprofil veröffentlicht und ist dort für alle interessierten Unternehmen frei zugänglich. Zusätzlich können die Projektinformationen als pdf-Dokument generiert werden, um die Markterkundung auch auf anderen Veröffentlichungsplattformen einstellen zu können.

...Vergabenummern automatisch erstellen lassen
Ganz nach Ihren Formatvorgaben erzeugt der Vergabenummern-Generator zu jedem Verfahren eine individualisierte Vergabenummer.

...sämtliche Verfahrensdaten erfassen
Mit
e-VA kommen Sie Ihrer Dokumentationspflicht umfassend nach, denn alle maßgeblichen Aspekte eines Vergabeverfahrens werden von Beginn an laufend dokumentiert. Sämtliche Daten und Begründungen erfassen Sie gegliedert nach allgemeinen Verfahrensdaten, Termine, Dokumente, Eignungs- und Zuschlagskriterien. Bei Losvergaben können Sie die Eignungs- und Zuschlagskriterien für jedes Los abweichend festlegen, ebenso die Dokumente. Pflichtfelder sorgen zusätzlich für eine gute Dokumentation.

...Terminpläne rechtssicher und komfortabel erstellen
Je nach Verfahrensart legen Sie die Termine für den Eingang von Bieterfragen und Teilnahmeanträgen, den Submissionstermin und den Zeitpunkt des Versands der Vorinformation bzw. des Zuschlags fest. Die neuen gesetzlichen Fristvorgaben sind in
e-VA bereits hinterlegt und sichern die rechtskonforme Terminplanerstellung ab. Zusätzlich können Sie Zeiten für Ortsbesichtigungen und Produkttests einplanen. Den so erstellten Terminplan können Sie als pdf-Dokument der Vergabeunterlage beifügen.

...Firmenlisten erstellen
Um Ihre Firmenliste zu erstellen, suchen Sie einfach die ausgewählten Unternehmen aus Ihrem Bieterpool aus und legen die zu kontaktierende/n E-Mail-Adresse/n fest. Noch nicht im Bieterpool erfasste Unternehmen und Ansprechpartner können Sie schnell und unkompliziert hinzufügen. Die Firmenliste steht Ihnen auch bei Offenen/öffentlichen Vergaben zur Verfügung. So können Sie potentielle Interessenten informieren und einen breiten Wettbewerb schaffen.

...Ausschreibungsdokumente einfach und übersichtlich zusammenstellen
Der Dokumentenmanager ermöglicht Ihnen den einfachen Zugriff auf Ihre Standarddokumente, wie ZVB oder BVB zur Tariftreue. Dafür legen Sie vorab fest, welche Dokumente in Ihrem Haus Standard sind. Sie laden noch die verfahrensspezifischen Unterlagen hoch und geben an, welche weiteren Dokumente der Bieter seinem Angebot hinzufügen muss (z.B. Produktdatenblätter, Firmenprofil o.ä.). Abschließend kennzeichnen Sie alle Dokumente, die die Bieter einzureichen haben und sind damit auch schon für die Vollständigkeitsprüfung vorbereitet.

...die Vergabeunterlage zum Abruf bereitstellen.
Haben Sie die Vorbereitung der Vergabe abgeschlossen und bestätigt, stehen die Vergabeunterlagen automatisch auf Ihrem Beschafferprofil zum Abruf bereit. Je nach Verfahrensart können alle interessierten Unternehmen oder nur die ausgewählten Firmen ohne Registrierung die Unterlagen herunterladen.

...Bieterfragen bearbeiten und beantworten
Bieter können Ihre Fragen direkt auf dem Beschafferprofil eingeben. In
e-VA können Sie dann zunächst den Wortlaut der Fragen umformulieren, um so z.B. Rückschlussmöglichkeiten auf den Fragesteller zu beseitigen. Fragen, die Sie außerhalb des Beschafferprofils z.B. per E-Mail oder Telefon erreichen, können Sie einfach ergänzen. Auch können Sie einzelne oder alle Fragen in ein excel-Dokument exportieren und diese Frageliste intern im Haus zur Beantwortung versenden. Die Antworten geben Sie entweder direkt oder per copy and paste ein. Mit Bestätigung der Antworten werden diese auf Ihrem Beschafferprofil als Teil der Vergabeunterlage veröffentlicht. Alle Firmen, die sich auf Ihrem Beschafferprofil freiwillig registriert haben, werden automatisch über die Einstellung der Fragen und Antworten per E-Mail informiert. So erhöhen Sie mit e-VA die Chancen auf korrekte Angebote.

...Submissionen durchführen
Sie öffnen alle Angebote im 4-Augen-Prinzip und dokumentieren in
e-VA die Angebotspreise, die Einreichung von Nebenangeboten, die Namen der an der Submission beteiligten Mitarbeiter und Namen und Adressen der Bieter mithilfe des Bieterpools. Das Submissionsergebnis steht nach Abschluss der Eingabe zum pdf-Export zum Ausdruck und zur Unterschrift zur Verfügung. Der Nachtrag weiterer fristgerecht oder nicht fristgerecht eingegangener Angebote ist möglich. Alle Angebotspreise werden Ihnen in einem übersichtlichen Preisspiegel mit Ranking und Punktestand angezeigt.

...Teilnahmeanträge/Angebote prüfen und werten
e-VA unterstützt Sie auf jeder Prüfungs- und Wertungsstufe. Übersichtlich gegliedert dokumentieren Sie, ob die Angebote formal, rechnerisch und inhaltlich korrekt sind, ob die Bieter geeignet sind und ob Angebote mit ungewöhnlich niedrigen Preisen vorliegen. Ist der Preis nicht das alleinige Zuschlagskriterium tragen Sie noch die Ergebnisse der Qualitätsbewertung ein und erhalten sogleich das Gesamtergebnis in einer übersichtlichen Zusammenfassung. So sehen Sie auf einen Blick, ob ein Angebot auszuschließen, wegen Unwirtschaftlichkeit nicht zu berücksichtigen oder ob es für den Zuschlag vorgesehen ist. Mit e-VA ist sichergestellt, dass Sie die Entscheidung über den Zuschlag im 4-Augen-Prinzip getroffen haben. Dazu nutzen Sie entweder den Freigabeworkflow oder im Falle von Gremienbeteiligungen die Bestätigungsfunktion.

...fehlende Unterlagen/Angaben nachfordern; Unklarheiten aufklären
Ebenfalls auf jeder Prüfungsstufe haben Sie die Möglichkeit, fehlende Unterlagen und Angaben vom Bieter nachzufordern. Dazu steht Ihnen eine vorformulierte E-Mail zur Verfügung, die bereits die fehlende Unterlage bzw. die fehlende Angabe benennt. Sie geben nur noch das Datum für den spätesten Eingang der Nachreichung ein. Auch können Sie in der E-Mailvorlage noch nähere Erläuterungen ergänzen und damit dem Bieter z.B. aufzeigen, dass eine andere als die geforderte Unterlage eingereicht wurde. Ebenso können Sie im Falle unklarer Angebote oder nicht eindeutig feststellbarer Eignung auch die Aufklärung einleiten.

...Vorinformationen, Absagen und Zuschläge erteilen
Beim Erstellen der Vorinformation, Absagen und Zuschläge greifen Sie ebenfalls auf vorformulierte E-Mails zurück. So enthalten die Vorinformationen bereits die Gründe, die zur Ablehnung des Angebotes geführt haben und die Informationen zum Bestbieter. Diese Standardtexte können Sie um individuelle Hinweise ergänzen. Alternativ können Sie mit
e-VA auch die Aufhebung eines Verfahrens umsetzen. Nach Dokumentation der Aufhebungsgründe werden je Verfahrensstadium alle Bewerber, Bieter bzw. freiwillig registrierte Unternehmen per Mail über die Aufhebung informiert.

...über vergebene Aufträge informieren
Haben Sie den Zuschlag erteilt, können Sie je nach Verfahrensart die Information über vergebene Aufträge generieren und auf Ihrem Beschafferprofil veröffentlichen.

...fortlaufend dokumentieren und Vergabevermerke erstellen.
Während des gesamten Vergabeverfahrens erstellen Sie auf Knopfdruck Vergabevermerke im pdf-Format generiert. Auch hierzu legen Sie nur anfänglich einmal fest, welche Inhalte der einzelne Vermerk enthalten soll und nach welchen Verfahrensphasen die Vermerke erzeugt werden sollen. Gern unterstützen wir Sie auch dabei mit Vorschlägen.

Weitere Vorteile von e-VA
Eigenes Beschafferprofil
e-VA bietet die Möglichkeit, Ihre Vergabeunterlagen auf der eigenen Homepage bereitzustellen und über aufgehobene Verfahren und vergebene und geplante Vergaben zu informieren. Die Firmen reichen über das Beschafferprofil Ihre Bieterfragen ein und können sich für den Bieterpool anmelden.

Eigener Bieterpool
In e-VA arbeiten Sie mit Ihrer eigenen Firmendatenbank, dem Bieterpool. Dazu geben Sie die Daten der geeigneten Unternehmen einmalig in den Bieterpool ein. Jedem Unternehmen können Sie beliebig viele E-Mailadressen mit Ansprechpartner bzw. Funktion zuweisen, so dass Sie bei Ihrer späteren Suche nach geeigneten Firmen immer den passenden Ansprechpartner auswählen können. Für Baufirmen ist eine Gewerkezuordnung ebenso möglich wie die Eingabe von Präqualifizierungsnummern. Verfügen Sie aus Ihren bisherigen Vergabeverfahren über Unternehmensangaben in elektronischer Form, besteht die Möglichkeit diese zentral und gesammelt zu importieren. Zentral werden auch die Firmen aufgenommen, die sich über das Beschafferprofil für den Bieterpool angemeldet haben.

Umfangreiche Datenprüfungen und Eingabeunterstützungen
Ihre Eingaben zu jedem Arbeitsschritt werden umgehend auf Plausibilität und Vollständigkeit geprüft. Unvollständige oder fehlerhafte Eingaben werden Ihnen angezeigt und müssen behoben werden, um die Bearbeitung fortsetzen zu können. Die kontextsensitive Dateneingabe zeigt Ihnen bereits nach dem Eingeben der ersten Buchstaben eine Auswahl passender Daten an und optimiert so wiederkehrende Eingaben wie z.B. Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre. Pflichtfeldkennzeichnungen, Kalender und vorbelegte Auswahlfelder erleichtern Ihnen ebenfalls die Dateneingabe.

Individualisierbare E-Mail-Textvorlagen
Mit e-VA können Sie schnell und bequem mit den Bietern in Kontakt treten. Vorformulierte E-Mail-Texte für Aufklärungs-, Nachforderungs- und Ausschlussschreiben, Einladung zur Testung, Vorinformationen, Absagen, Aufhebungen und für den Zuschlag stehen Ihnen standardmäßig zur Verfügung. Im Vergleich zu den Vorlagen der verschiedenen Vergabehandbücher beinhalten Ihre E-Mails nur die im Einzelfall zutreffenden Informationen und keine Ankreuzvarianten. Ihre E-Mail enthält auch bereits die angebotsspezifischen Informationen, wie z.B. Namen von fehlenden Dokumenten, Eignungsnachweisen, etc. Alle E-Mails sind darüberhinaus individualisierbar. Den Standardtext der Vorlagen legen Sie zu Beginn der Nutzung festlegen. Wir unterstützen Sie gern bei der Erstellung Ihrer rechtskonformen Vorlagen.

Umfangreiche Exportfunktionen
Alle wichtigen Verfahrensangaben wie Teilnehmerlisten, Submissionsergebnisse, Fragen und Antworten, Vergabevermerke usw. können Sie in excel- oder pdf-Dokument exportieren.

Übersichten
Mit
e-VA behalten Sie den Überblick. Ihre anstehenden Aufgaben, Termine und alle laufenden Verfahren werden Ihnen in Übersichten angezeigt.

Lückenlose Änderungshistorie
Alle Änderungen an den eingegebenen Daten können Sie sich in einer lückenlosen Änderungshistorie ansehen. Die Historie steht Ihnen sowohl direkt bei dem geänderten Eingabefeld als auch übergreifend für alle Änderungen des Verfahrens auf einem Blick zur Verfügung. Angezeigt werden Ihnen der geänderte Wert, Datum und Uhrzeit der Änderung und der Nutzer, der die Änderung vollzogen hat.

Archiv
Abgeschlossene Verfahren können Sie in das elektronische Archiv verschieben.

Export aller eigenen Daten
In der Cloudversion stellen wir Ihnen bei Beendigung des Vertragsverhältnisses auf Wunsch alle Daten zur Verfügung.

unbeschränkte Nutzerzahl je Auftraggeber
In
e-VA ist die Anzahl der gleichzeitig angemeldeten Nutzer nicht limitiert. Jedoch ist e-VA in der Grundversion nicht mandantenfähig, d.h. Sie können nur Ihre eigenen Verfahren bearbeiten. Wollen Sie regelmäßig Vergaben auch für andere öffentliche Auftraggeber oder Tochterunternehmen durchführen, erstellen wir Ihnen auf Anfrage gern ein Angebot.

Rollenbasiertes Berechtigungskonzept -
e-VA oder e-VA maxi
Mit
e-VA arbeiten Sie in jedem Fall nach einem auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten, rollenbasierten Berechtigungskonzept. Für Auftraggeber, die maximal die zwei Rollen eines Sachbearbeiters und der Leitung benötigen, steht e-VA zur Verfügung. Mit e-VA maxi dagegen binden Sie weitere am Verfahren Beteiligte wie den Einkauf, das Bauamt, ein Planungsbüro o.ä. zusätzlich zum Vergabestellensachbearbeiter und der Leitung ein.

Vertraglich definierte Pflegeleistungen
Beim Kauf der Serverversionen erhalten Sie in den ersten 5 Vertragsjahren kostenlos alle Updates. Wartungs- und Pflegeleistungen führen wir gerne für Sie aus. Deren Umfang wird bereits bei Abschluss des Kaufvertrages auf der Grundlage des EVB- IT Überlassungsvertrags Typ A mit Pflege festgelegt.
e-VA Newsletter
Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Newsletter. Melden Sie sich kostenlos und völlig unverbindlich an, tragen Sie bitte hierzu Ihre E-Mail-Adresse unten ein.

Wir senden Ihnen regelmäßig Neuigkeiten über die Gesamtlösung e-VA zu: Einblicke in die Highlights, Anwendungsmöglichkeiten und Tipps. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, den Newsletter wieder abzumelden.

Anmelden Abmelden
e-VA Produktdaten